Detalii "Activitati"

1. Demararea proiectului.

Acest grup de activităţi este esenţial pentru armonizarea viziunilor tuturor partenerilor de proiect asupra sferei de cuprindere a proiectului, a metodologiei de lucru, precum şi pentru planificarea detaliată a activităţilor şi a responsabilităţilor. De asemenea, în aceastăetapă se va finaliza structura de coordonare a proiectului (Comitetul de Conducere) şi se vor demara procedurile administrative în vederea încasării avansului financiar care va permite derularea activităţilor proiectului. Activităţile specifice ale acestei etape sunt:

• Nominalizarea echipei de proiect – Organigrama proiectului va fi completată cu personalul pus la dispoziţie de către partenerii de proiect, precum şi cu personalul administrativ necesar (gestiune financiară). Rolurile şi responsabilităţile fiecărui membru al echipei vor fi clar delimitate şi va fi definitivat necesarul de resurse externe.
• Nominalizarea Comitetului de Conducere – direcţia strategică a proiectului va fi asigurată de o structură care va reuni membrii cu nivel de răspundere din toate instituţiile care participă la proiect (toţi partenerii). Această structură de coordonare a proiectului se va întruni lunar şi va aviza progresul realizat în cadrul activităţilor de proiect. De asemenea, pe parcursul desfăşurării proiectului Comitetul de Conducere va analiza toate modificările apărute şi va decide modalitatea de implementare.
• Pregătirea documentelor de solicitare plată iniţială – tot în cadrul primei etape a proiectului se vor desfăşura şi primele activităţi administrative legate de gestionarea fondurilor. Se vaorganiza contabilitatea separată a proiectului, se vor stabili procedurile pentru gestiunea costurilor eligibile şi se vor pregăti documentele necesare în vederea încasării avansului financiar necesar pentru continuarea proiectului.
• Organizare kick-off meeting – etapa de iniţializare a proiectului se vaîncheia cu organizarea unei întâlniri între toţi partenerii de proiect. În cadrul acestei întâlniri se vor reitera obiectivele proiectului, modalitatea de organizare şi strategia de implementare. Vor fi reconfirmate rolurile individuale ale fiecărui partener, precum şi reprezentanţii individuali ai fiecărui partener în cadrul echipei de proiect.